Welche Funktionen stehen mir im Webmail zur Verfügung?

Neben der grundlegenden Möglichkeit, Ihre E-Mails zu lesen und neue E-Mails zu verfassen, haben Sie folgende zusätzliche Funktionalität:

• Adressbuch: Verwalten Sie Ihre Kontakte
• Filter: Definieren Sie, wie E-Mails vom Webmail in unterschiedliche IMAP-Ordner sortiert werden sollen
• Kalender: Terminkalender inkl. der Möglichkeit, einzelne Kalender für andere Benutzer freizugeben
• Aufgaben: Behalten Sie den Überblick über Ihre TODOs
• Notizen: ein im Webmail integrierter Notizblock
• Account: Richten Sie direkt im Webmail einen Autoresponder oder eine E-Mailweiterleitung ein oder ändern Sie das Passwort für Ihre Mailbox
• und vieles mehr

Im Webmail werden nicht alle Ordner angezeigt. Wie kann ich diese wieder einblenden?

Klicken Sie auf "Ordneraktionen" und dort auf "Alle Ordner anzeigen". Um den jeweiligen Ordner dauerhaft einzublenden, klicken Sie diesen mit der rechten Maustaste an und wählen "Einblenden".

Wie kann ich die Standardordner für gesendete E-Mails oder Spamnachrichten festlegen?

In den Benutzereinstellungen für das Webmail können Sie unter "Persönliche Angaben" den "Ordner für gesendete Nachrichten" anpassen. Den Papierkorb können Sie unter "Nachrichten löschen und verschieben" ändern. In den Einstellungen für "Spam-Meldungen" können Sie den "Spam-Ornder" festlegen. Dieser ist standardmäßig "spambucket". Bitte beachten Sie, dass der Ordner unter Umständen erst angelegt wird nachdem die erste Mail als Spam einsortiert wurde.

Warum werden Umlaute und Sonderzeichen in meinen gesendeten Nachrichten nicht korrekt dargestellt?

Vermutlich wurde die Nachricht in einem anderen Zeichensatz verfasst. Die Zeichenkodierung für neue Nachrichten können Sie in den Benutzereinstellungen unter "Allgemeine Einstellungen" und hier "Sprache und Zeit" ändern. Sollte die Option "Standardzeichensatz für neue Nachrichten" nicht angezeigt werden, klicken Sie bitte zunächst oben rechts auf "Erweiterte Einstellungen anzeigen".

Wie kann ich für meinen E-Mailaccount einen Autoresponder einrichten?

Nachdem Sie sich beim Webmail angemeldet haben, können Sie im Portal über den Menüpunkt "Mein Konto" auf die Mailverwaltung für Ihre E-Mailadresse zugreifen. Nach einem Klick auf "Autoresponder" können Sie den Autoresponder aktivieren bzw. deaktivieren können und auch einen eigenen Autoresponder-Text verfassen.

Warum erscheinen gelöschte E-Mails zunächst durchgestrichen in der E-Mailansicht?

Durchgestrichene E-Mails sind zum Löschen markiert, befinden sich also sozusagen im Papierkorb. Damit diese endgültig gelöscht werden, müssen Sie im Menü "Weitere Aktionen" die Option "Endgültig löschen" wählen.

Falls Sie E-Mails direkt in den Papierkorb verschieben möchten, können Sie dies unter "Einstellungen; Webmail; Nachrichten löschen und verschieben; Beim Löschen von Nachrichten diese in den Papierkorb verschieben, anstatt sie als gelöscht zu markieren?" einstellen.

Warum werden an E-Mails angehängte Bilder nicht direkt angezeigt?

Das Nachladen von externen Bildern kann durch den Versender der E-Mail verwendet werden, um zu verifizieren, dass ein bestimmter E-Mailaccount abgerufen wird. Weiterhin kann auch der genaue Zeitpunkt des E-Mailabrufs bestimmt werden.

Da diese Technik gerne von Spammern verwendet wird, lädt das Webmail die Bilder erst nach einem Klick auf "Bilder anzeigen" (oberhalb des E-Mailtextes).

Warum werden trotz aktiver Filterregeln die Mails nicht gefiltert?

Filerregeln, welche vor langer Zeit im Webmail angelegt wurden, sind clientseitige Filter, d.h. sie werden nur ausgeführt während Sie im Webmail angemeldet sind. Sie sollten in diesem Fall die Filter zu serverseitigen Servern umwandeln. Dies ist unter "Webmail; Filter; Filter-Übertragung" möglich.

Wie kann E2E-Verschlüsselung für meine E-Mails einrichten? (Ende-zu-Ende-Verschlüsselung)

Sie können S/MIME / PGP in unserem Webmail konfigurieren. Loggen Sie sich hierzu bitte ein und klicken im Anschluss auf das Zahnrad-Symbol -> "Benutzereinstellungen" -> "Webmail" -> "PGP" bzw "S/MIME". Dort können Sie die entsprechende Option aktivieren.

Fragen zur Daten-Synchronisation

Wie kann ich meine Kontakte und Termine synchronisieren?

Das Webmailsystem bietet hierfür drei unterschiedliche Protokolle: CalDAV/CardDAV, ActiveSync und SyncML. Wir empfehlen die Verwendung von CalDAV/CardDAV, sofern Ihr Client dies unterstützt.

Synchronisierung per CalDAV/CardDAV

Hierfür benötigen Sie die "CalDAV- bzw. CardDAV-Abonnement-Adresse" für Ihren Kalender bzw. Ihr Adressbuch. Sie finden die Adressen in den Eigenschaften Ihres jeweiligen Kalender oder Adressbuches (Stiftsymbol neben dem Namen). Zur Authentifizierung verwenden Sie Ihre E-Mailadresse und Ihr E-Mailpasswort.

CalDAV/CardDAV für Outlook

Dazu gibt es das kostenlose Addon Outlook CalDav Synchronizer.

CalDAV/CardDAV für iOS

Sie können den Kalender einfach über das "IPhone / IPad; Einstellungen; Kalender; Accounts; Account hinzufügen; Andere; CalDav Account hinzufügen" anlegen.

• Server: Vollständige CalDav Abonnement-Adresse
• Benutzername: Ihre E-Mail Adresse
• Passwort: Ihr E-Mail Passwort

Das Adressbuch könnnen Sie per CardDav einfach im Menü "Einstellungen; Kontakte; Accounts; Account hinzufügen; Andere; CardDav Account hinzufügen" abonnieren.

• Server: Vollständige CardDav Abonnement-Adresse
• Benutzername: Ihre E-Mail Adresse
• Passwort: Ihr E-Mail Passwort

Synchronisierung per ActiveSync

Wichtig! Für die problemlose Nutzung von Active Sync, loggen Sie sich bitte vor der erstmaligen Einrichtung im Mailprogramm einmalig unter Webmail mit den Zugangsdaten des Mailkontos ein.

Für das ActiveSync Protokoll verwenden Sie bitte die folgenden Einstellungen für Ihren Client:

Serverdaten:

• Server: https://webmail.your-server.de
• Benutzername: ''Ihre E-Mailadresse''
• Passwort: ''Ihr E-Mailpasswort''

Wie kann ich die gesamte Mailbox mit Microsoft Outlook synchronisieren?

Ab der Version 2013 von MS Outlook haben Sie die Möglichkeit Ihre Mailbox per ActiveSync zu synchronisieren. Beachten Sie dabei bitte jedoch, dass bei der Synchronisation per ActiveSync (im Vergleich zum IMAP-Protokoll) einige Funktionen (z.B. serverseitige IMAP Flags) nicht zur Verfügung stehen.

Ältere Versionen von Outlook unterstützen ActiveSync nicht. Bitte verwenden Sie als Alternative CalDAV/Card-DAV mittels Addon.

Wie werde ich bei Verwendung des Kalenders über anstehende Termine benachrichtigt?

Standardmäßig werden Sie 15 Minuten vor Beginn des Termins per E-Mail und einem Texthinweis im Webmail (sofern Sie dort zu diesem Zeitpunkt angemeldet sind) benachrichtigt.

Falls Sie eine SMS für die Termine wünschen, können Sie über die KonsoleH unter Berücksichtigung folgender Informationen eine SMS-Benachrichtigung für Ihren E-Mailaccount aktivieren (hierdurch entstehen weitere Kosten):

• die Absenderadresse für die Benachrichtigungs-Mails lautet "reminder-noreply@mail.your-server.de"
• als Betreff wird der Titel des Termins verwendet

Wie kann ich festlegen welche Kalender bei Sychnronisierung berücksichtigt werden sollen?

In den "Benutzereinstellungen für Kalender" unter "Synchronisations-Einstellungen" finden Sie hierzu ein Auswahlfeld. Falls Ihr Endgerät lediglich die Synchronisation eines einzelnen Kalenders unterstützt, können Sie mit Deaktivierung der Option "Getrennte Kalender unterstützen?" festlegen, dass alle ausgewählten Kalender zu einem Kalender zusammengefasst werden.

Wie kann ich mit mir geteilte Kalender zur Synchronisation hinzufügen?

Geteilte Kalender können Sie wie oben beschrieben zur Synchronisation hinzufügen. Erscheint ein oder mehrere Kalender nicht in der Auswahl, liegt dies häufig an unzureichenden Berechtigungen. Für ActiveSync-Synchronisierung benötigen Sie alle Rechte für den Kalender. Dazu muss der Eigentümer des Kalenders unter "Erweiterte Rechte-Einstellungen" (in den Kalendereigenschaften unter "Teilen") alle Rechte des Kalenders an den jeweiligen Benutzer übertragen (alle Haken setzen). Anschließend sollte der Kalender für den Benutzer zur Synchronisation auswählbar sein.

Wie können serverseitige E-Mail-Filter angelegt werden?

Die serverseitige E-Mail-Filterung wird vollständig von allen Webhostingpaketen sowie Managed Servern unterstützt. Sie können diese einfach im Webmail über das Menü "Webmail; Filter" konfigurieren. Konfigurierte Filter werden ebenfalls beim Zugriff über IMAP/POP3-Clients ausgeführt. Es ist nicht nötig das Webmail geöffnet zu lassen.

Neue E-Mail-Filter können über das Menü "Neue Regel" angelegt werden. Die folgenden Einstellungen müssen Sie hier entsprechend Ihren Anforderungen angepassen:

• Regelname: Name des Filters, dieser dient nur zu Ihrer Information.
• Für eingehende Nachrichten, auf die folgende Regeln zutreffen: Aktion ausführen, wenn Eine oder Alle der Regeln zutreffen.
• Regeln: Auswählen, wann die Aktion ausgeführt werden soll (z. B. bei bestimmten Absendern, Betreff [...]).
• Dieses tun: Aktion, welche von der Regel ausgeführt werden soll (z. B. die E-Mail in einen bestimmten Ordner kopieren, Weiterleiten [...]).
• Nachricht markieren als: Nachricht optional als Gelesen, Markiert, Beantwortet, Gelöscht markieren.
• Weitere Überprüfung anhalten, wenn diese Regel zutrifft: Ausführung weiterer Filterregeln unterbinden. Bitte beachten Sie, dass dieses Feature nicht mit Aktionen, welche E-Mails nicht zustellen, kombiniert werden darf (z. B. Nachricht nur markieren).