Microsoft pflegt eine eigene interne Blacklist, um E-Mails von bestimmten IP-Adressen abzulehnen. Jede IP, die bei Spamhaus geblacklisted wurde, steht dann auch auf der Blacklist von Microsoft. Soweit wir wissen ist dies die einzige externe (DNS-basierte) Blacklist, die Microsoft nutzt. Die übrigen IPs sind anhand von Microsofts eigenen Kriterien gelistet. Diese Listen sind nicht besonders transparent und beinhalten eine hohe Anzahl an falschen Eintragungen ("False Positive"), da Microsoft oftmals größere Bereiche listet.
Es gibt zwei getrennte Blacklisten, die Microsoft für verschiedene Plattformen verwendet. Die eine ist für OLC (Outlook Consumer), die von outlook.com, hotmail.com, live.com und msn.com verwendet wird. Die andere ist für Office365.
Sollten Sie eine Fehlermeldung von Microsoft erhalten, wenn Sie E-Mails von einem unserer Server senden, prüfen Sie bitte die Fehlermeldung, um herauszufinden auf welcher Blacklist die IP steht. Stellen Sie bitte sicher, dass Ihr Server keinen Spam versendet, und dass Ihre IP nicht auf einer DNS-basierten Blacklist steht. Sichern Sie sich zudem ab, dass Ihre E-Mails den Grundsätzen, Verfahren und Richtlinien von Microsoft entsprechen, die auf folgender Webseite zu finden sind: https://postmaster.live.com/pm/policies.aspx
Anschließend können Sie den Anweisungen folgen, um Ihre IP austragen zu lassen.
OLC (Outlook Consumer)
Sollte eine IP auf der OLC-Blacklist stehen, werden E-Mails von dieser IP mit folgender Fehlermeldung abgewiesen:
550 5.7.1 Unfortunately, messages from [x.x.x.x] weren't sent. Please contact your Internet service provider since part of their network is on our block list (S3140). You can also refer your provider to http://mail.live.com/mail/troubleshooting.aspx#errors.
Hinweis: Es gibt zwei Fehlercodes, die Microsoft verwendet. S3140 bedeutet, dass die IP vollständig blockiert ist, während S3150 bedeutet, dass sie gedrosselt ist.
Um IPs von dieser Blacklist auszutragen, füllen Sie bitte das folgende Formular aus: https://olcsupport.office.com/
Nachdem Sie das Formular ausgefüllt haben, sollten Sie innerhalb weniger Stunden eine Antwort mit den Ergebnissen einer ersten, automatischen Überprüfung der IP erhalten.
In seltenen Fällen lautet das Ergebnis dieser Prüfung, dass die IP "Mitigated" wurde, d. h. sie wurde von der Blacklist ausgetragen.
In den meisten Fällen wird das Ergebnis lauten: "Nothing was detected to prevent your mail from reaching Outlook.com customers" oder sogar, dass die IP "Not qualified for mitigation" ist. In diesen Fällen antworten Sie bitte auf die E-Mail und geben die von Microsoft angeforderten Informationen an. Wenn Sie dies tun, wird das Ticket eskaliert und ein Mitarbeiter von Microsoft wird sich die IP ansehen. In den meisten Fällen wird die IP dann manuell von der Liste ausgetragen ("We have implemented mitigation for your IP").
Sollte Ihre Anfrage abgelehnt werden und Ihnen die IP erst kürzlich zugewiesen worden sein, informieren Sie den Microsoft Support darüber. Microsoft wird eine E-Mail-Bestätigung oder PDF von uns anfordern, mit Informationen darüber, wann die IP zugewiesen wurde. Um diese Bestätigung von uns anzufordern, kontaktieren Sie bitte unser Support-Team, indem Sie eine Support-Anfrage über Ihr Account öffnen, und teilen Sie uns genau mit, was Microsoft benötigt.
In den seltenen Fällen, in denen alle oben genannten Maßnahmen fehlschlagen, können wir das Formular für Ihre IP ausfüllen. Wir haben keine speziellen Kontakte bei Microsoft, aber deren Support reagiert manchmal anders auf eine neue Anfrage. Wenn dies nicht funktioniert, können wir als letzte Möglichkeit die IP ändern.
Office365
Für Office365 gibt es zwei separate, aber verknüpfte Blacklists, die zu zwei separaten Fehlermeldungen führen.
Die erste Fehlermeldung lautet:
550 5.7.606 Access denied, banned sending IP [x.x.x.x]. To request removal from this list please visit https://sender.office.com/ and follow the directions. For more information please go to http://go.microsoft.com/fwlink/?LinkID=526655 (AS16012609)
Um Ihre IP(s) von der Blacklist austragen zu lassen, verwenden Sie bitte das Formular, welches in der Fehlermeldung verlinkt wird: https://sender.office.com/
Die Fehlermeldung beinhaltet zudem einen Link zum Workflow, um die IP austragen zu lassen: http://go.microsoft.com/fwlink/?LinkID=526655
Wenn Sie diese Anweisungen befolgen, sollte Ihre IP automatisch ausgetragen werden.
Die zweite Fehlermeldung lautet:
550 5.7.511 Access denied, banned sender[x.x.x.x]. To request removal from this list please forward this message to delist@microsoft.com. For more information please go to http://go.microsoft.com/fwlink/?LinkId=526653. AS(1410)
Wenn Sie sich an die in dieser Nachricht genannte E-Mail-Adresse wenden, sollten Sie innerhalb weniger Tage eine Antwort erhalten, dass die IP von der Liste ausgetragen wurde:
The IP address you submitted has been reviewed and removed from our block lists. Please note that there may be a 1-2-hour delay before this change propagates through our entire system.
Es kann aber auch sein, dass die IP bereits von der Liste ausgetragen wurde, was zu der folgenden Antwort führt:
It appears that the IP you submitted is not currently listed on any of our block lists. This may be due to an earlier delisting request that has already been processed.
If you continue to receive Non-Delivery Receipts (NDRs), or "bounce messages," that indicate that the IP address is still blocked by our spam filtering system, please forward one of the messages to us and we will investigate further.
In diesem Fall befolgen Sie bitte die Anweisungen und senden Sie eine aktuelle Fehlermeldung an delist@microsoft.com. Da wir keinen Zugang zu Ihrem Server haben, können wir dies nicht für Sie tun.
In den seltenen Fällen, in denen Microsoft die IP immer noch nicht von der Liste austragen will, wenden Sie sich bitte an unser Support-Team, indem Sie eine Anfrage über Ihr Account senden. Wir haben keine speziellen Kontakte bei Microsoft, aber wir können auch eine E-Mail an die Delist-Adresse senden, da der Microsoft-Support manchmal unterschiedlich auf verschiedene Anfragen reagiert. Wenn dies nicht funktioniert, können wir als letzte Möglichkeit die IP ändern.
Microsoft-Programme
Für erfahrene Nutzer könnten zwei kostenlose Programme von Microsoft für OLC (nicht für Office365) hilfreich sein: Smart Network Data Services (SNDS) und Junk Email Reporting program (Junk-E-Mail-Meldeprogramm, JMRP).
Bitte beachten Sie, dass Sie weder über SNDS noch über JMRP Ihre IP austragen können; es werden Ihnen nur folgende Dienste angeboten: Einsicht auf den Traffic der Absender-IP, die Reputation der Absender-IP bei Microsoft und die Anzahl an Nutzer-Beschwerden.
Laut Microsoft, gibt es kein Patentrezept zur Pflege oder Verbesserung einer guten IP-Reputation, aber mit diesen Programmen können Sie Ihr E-Mail-Eco-System optimieren, um die Zustellbarkeit an Microsoft-Nutzer zu verbessern.
SNDS
Mit diesem Programm, können Sie die "Gesundheit" und Reputation Ihrer registrierten IPs kontrollieren. Es stellt Daten über Ihren Traffic zur Verfügung wie z. B. das E-Mail-Aufkommen und die Anzahl an Nutzer-Beschwerden. Diese Daten werden nur für IPs zur Verfügung gestellt, die mehr als 100 E-Mails am Tag an Microsoft Accounts versenden.
Um sich anzumelden, besuchen Sie bitte: https://sendersupport.olc.protection.outlook.com/snds/
Sie werden eine Autorisierung für die IPs, auf die Sie Zugriff haben möchten, anfordern müssen. Microsoft nutzt eine Kombination aus WHOIS und rDNS, um den Eigentümer einer bestimmten IP zu bestimmen. In manchen Fällen ist es ausreichend, eine E-Mail an die eigene Domain zu senden, um die Eigentümerschaft zu verifizieren. Senden Sie andernfalls bitte eine Verifizierungs-Anfrage an eine der folgenden E-Mail-Adressen: info@hetzner.com, abuse@hetzner.com, postmaster@hetzner.com
Wichtiger Hinweis: Wir können die Registrierung nur verifizieren, wenn der Name, für den Sie sich in der SNDS angemeldet haben, mit dem Namen übereinstimmt, den wir für Ihr Konto gespeichert haben.
JMRP
Dies ist ähnlich wie eine Feedback loop (FBL), indem es Ihnen eine Kopie einer E-Mail sendet, die vom Empfänger als "Junk" markiert wurde. Um Listwashing zu verhindern, sendet der JMRP jedoch nur von etwa 1 von 1000 als Junk markierten E-Mails eine Kopie. Dies schränkt die Nützlichkeit des JMRP ein und bedeutet, dass viele Absender wenig bis gar keine Beschwerden über JMRP erhalten, obwohl die Empfänger ihre E-Mails tatsächlich als Junk markieren.
Sie müssen zunächst für die IP im SNDS autorisiert sein (siehe oben), bevor Sie einen Feed für diese im JMRP erstellen können.
Um sich anzumelden, besuchen Sie bitte: https://sendersupport.olc.protection.outlook.com/snds/JMRP.aspx
Bitte beachten Sie, dass wir, da wir Zugriff auf alle unsere IPs im SNDS haben, JMRP-Feeds für unsere IPs erstellen, ändern und löschen können. Zu diesem Zeitpunkt haben wir keine Feeds für IPs, die zu nicht gemanagten Servern gehören.