Microsoft pflegt eine eigene interne Blacklist, um E-Mails von bestimmten IP-Adressen abzulehnen. Jede IP, die bei Spamhaus geblacklisted wurde, steht dann auch auf der Blacklist von Microsoft. Soweit wir wissen ist dies die einzige externe (DNS-basierte) Blacklist, die Microsoft nutzt. Die übrigen IPs sind anhand von Microsofts eigenen Kriterien gelistet. Diese Listen sind nicht besonders transparent und beinhalten eine hohe Anzahl an falschen Eintragungen ("False Positive"), da Microsoft oftmals größere Bereiche listet.
Es gibt zwei getrennte Blacklisten, die Microsoft für verschiedene Plattformen verwendet. Die eine ist für OLC (Outlook Consumer), die von outlook.com, hotmail.com, live.com und msn.com verwendet wird. Die andere ist für Office365.
Solltest du eine Fehlermeldung von Microsoft erhalten, wenn du E-Mails von einem unserer Server sendest, prüf bitte die Fehlermeldung, um herauszufinden, auf welcher Blacklist die IP steht. Stell bitte sicher, dass dein Server keinen Spam versendet, und dass deine IP nicht auf einer DNS-basierten Blacklist steht. Siche dir zudem ab, dass deine E-Mails den Grundsätzen, Verfahren und Richtlinien von Microsoft entsprechen, die auf folgender Webseite zu finden sind:
https://substrate.office.com/ip-domain-management-snds/postmaster/policies
Anschließend kannst du den Anweisungen folgen, um deine IP austragen zu lassen.
OLC (Outlook Consumer)
Sollte eine IP auf der OLC-Blacklist stehen, werden E-Mails von dieser IP mit folgender Fehlermeldung abgewiesen:
550 5.7.1 Unfortunately, messages from [x.x.x.x] weren't sent. Please contact your Internet service provider since part of their network is on our block list (S3150). You can also refer your provider to http://mail.live.com/mail/troubleshooting.aspx#errors.
Hinweis: Es gibt zwei Fehlercodes, die Microsoft verwendet, S3140 und S3150.
In der Vergangenheit hat Microsoft IP-Adressen und sogar ganze Subnetze blockiert, obwohl diese keine Spam-Mails versendet hatten oder auf anderen Blacklists aufgeführt waren. Dies führte dazu, dass E-Mails mit dem Fehler S3140 abgelehnt wurden.
In den letzten Jahren hat Microsoft diese Methode weitgehend aufgegeben und ist dazu übergegangen, einzelne IPs mit einer Drosselungsgrenze zu versehen. Dies führt zum Fehler S3150, bei dem alle E-Mails abgelehnt werden. Diese Drosselung S3150 wird nach einigen Tagen automatisch aufgehoben, wenn keine weiteren E-Mails an Microsoft OLC-Konten gesendet werden (im Gegensatz zum Fehler S3140, der nicht automatisch aufgehoben wird). Diese Begrenzung ist IP-spezifisch, wird dynamisch zugewiesen und kann für IPs, die nicht viele E-Mails an Microsoft OLC-Konten senden, (extrem) niedrig sein.
Randbemerkung: Der Wortlaut, den Microsoft in der Fehlermeldung verwendet, hat sich seit über einem Jahrzehnt nicht geändert und ist so formuliert, dass er sowohl einzelne IPs als auch Subnetze umfasst. Tatsächlich ist auch eine einzelne IP-Adresse "a part of their network", auch wenn es auf den ersten Blick so aussieht, als liege das Problem bei einem größeren Subnetz (was in der Vergangenheit bei S3140-Fehlern manchmal der Fall war, bei S3150-Fehlern jedoch nicht mehr zutrifft).
Es besteht die Möglichkeit, Microsoft zu kontaktieren und darum zu bitten, die IP-Adresse manuell aus der Liste zu entfernen. Dazu ist ein (kostenloses) Microsoft-Konto erforderlich. Die erste automatisierte Antwort lehnt die Anfrage zwar fast immer ab, aber wenn du das Ticket weiterverfolgst, wird die IP-Adresse in der Regel von einem Support-Mitarbeiter manuell entfernt.
Der Link zum offiziellen Microsoft-Formular lautet:
https://olcsupport.office.com/
Nachdem du das Formular ausgefüllt hast, solltest du innerhalb weniger Stunden eine Antwort mit den Ergebnissen einer automatisierten Überprüfung der IP-Adresse erhalten. Leider ist diese automatisierte Überprüfung nicht sehr zuverlässig, und in den meisten Fällen wird das Ergebnis eines der folgenden sein:
"Nothing was detected to prevent your mail from reaching Outlook.com customers" oder sogar
"Not qualified for mitigation".
In diesen Fällen antworte bitte auf die E-Mail und gib die von Microsoft angeforderten Informationen an. Wenn du dies tust, wird das Ticket eskaliert und ein Mitarbeiter von Microsoft wird sich die IP ansehen. In den meisten Fällen wird die IP dann manuell von der Liste ausgetragen ("We have implemented mitigation for your IP").
Sollte deine Anfrage abgelehnt werden und dir die IP erst kürzlich zugewiesen worden sein, informiere den Microsoft Support darüber. Microsoft wird eine E-Mail-Bestätigung oder PDF von uns anfordern, mit Informationen darüber, wann die IP zugewiesen wurde. Um diese Bestätigung von uns anzufordern, kontaktiere bitte unser Support-Team, indem du eine Support-Anfrage über dein Account öffnest, und teile uns den genauen Wortlaut mit, den Microsoft verlangt.
Office365
Für Office365 gibt es zwei separate, aber verknüpfte Blacklists, die zu zwei separaten Fehlermeldungen führen.
Die erste Fehlermeldung lautet:
550 5.7.606 Access denied, banned sending IP [x.x.x.x]. To request removal from this list please visit https://sender.office.com/ and follow the directions. For more information please go to http://go.microsoft.com/fwlink/?LinkID=526655 (AS16012609)
Um deine IP(s) von der Blacklist austragen zu lassen, verwende bitte das Formular, welches in der Fehlermeldung verlinkt wird:
https://sender.office.com/
Die Fehlermeldung beinhaltet zudem einen Link zum Workflow, um die IP austragen zu lassen:
http://go.microsoft.com/fwlink/?LinkID=526655
Wenn du diese Anweisungen folgst, sollte deine IP automatisch ausgetragen werden.
Die zweite Fehlermeldung lautet:
550 5.7.511 Access denied, banned sender[x.x.x.x]. To request removal from this list please forward this message to delist@microsoft.com. For more information please go to http://go.microsoft.com/fwlink/?LinkId=526653. AS(1410)
Wenn du dich an die in dieser Nachricht genannte E-Mail-Adresse wendest, solltest du innerhalb weniger Tage eine Antwort erhalten, dass die IP von der Liste ausgetragen wurde:
The IP address you submitted has been reviewed and removed from our block lists. Please note that there may be a 1-2-hour delay before this change propagates through our entire system.
Es kann aber auch sein, dass die IP bereits von der Liste ausgetragen wurde, was zu der folgenden Antwort führt:
It appears that the IP you submitted is not currently listed on any of our block lists. This may be due to an earlier delisting request that has already been processed.
If you continue to receive Non-Delivery Receipts (NDRs), or "bounce messages," that indicate that the IP address is still blocked by our spam filtering system, please forward one of the messages to us and we will investigate further.
In diesem Fall folge bitte den Anweisungen und sende eine aktuelle Fehlermeldung an delist@microsoft.com. Da wir keinen Zugang zu deinem Server haben, können wir dies nicht für dich tun.
In den seltenen Fällen, in denen Microsoft die IP immer noch nicht von der Liste austragen will, wende dich bitte an unser Support-Team, indem du eine Anfrage über dein Account sendest. Wir haben keine speziellen Kontakte bei Microsoft, aber wir können auch eine E-Mail an die Delist-Adresse senden, da der Microsoft-Support manchmal unterschiedlich auf verschiedene Anfragen reagiert. Wenn dies nicht funktioniert, können wir als letzte Möglichkeit die IP ändern.
Microsoft-Programme
Für erfahrene Nutzer könnten zwei kostenlose Programme von Microsoft für OLC (nicht für Office365) hilfreich sein: Smart Network Data Services (SNDS) und Junk Mail Reporting Program (Junk-E-Mail-Meldeprogramm, JMRP).
Bitte beachte, dass du weder über SNDS noch über JMRP deine IP austragen kannst; es werden dir nur folgende Dienste angeboten: Einsicht auf den Traffic der Absender-IP, die Reputation der Absender-IP bei Microsoft und die Anzahl an Nutzer-Beschwerden.
Laut Microsoft gibt es kein Patentrezept zur Pflege oder Verbesserung einer guten IP-Reputation, aber mit diesen Programmen kannst du dein E-Mail-Eco-System optimieren, um die Zustellbarkeit an Microsoft-Nutzer zu verbessern.
SNDS
Mit diesem Programm kannst du die "Gesundheit" und Reputation deiner registrierten IPs kontrollieren. Es stellt Daten über deinen Traffic zur Verfügung, wie z. B. das E-Mail-Aufkommen und die Anzahl an Nutzer-Beschwerden. Diese Daten werden nur für IPs zur Verfügung gestellt, die mehr als 100 E-Mails am Tag an Microsoft Accounts versenden.
Um dich anzumelden, besuche bitte:
https://substrate.office.com/ip-domain-management-snds/SNDS
Du musst eine Berechtigung für die IP-Adressen beantragen, auf die du zugreifen möchtest. Microsoft nutzt RDAP, um zu überprüfen, wer der Abuse-Kontakt für eine bestimmte IP-Adresse ist. Für alle unsere IP-Adressen lautet dieser abuse@hetzner.com. Bitte wähle diese Adresse aus und füge im Kommentarfeld eine kurze Beschreibung hinzu, in der du dich eindeutig identifizierst.
Wichtiger Hinweis: Wir können die Registrierung nur verifizieren, wenn der Name, für den du dich in der SNDS angemeldet hast, mit dem Namen übereinstimmt, den du in unserem System für dein Konto hinterlegt hast.
JMRP
Dies ist ähnlich wie eine Feedback loop (FBL), indem es dir eine Kopie einer E-Mail sendet, die vom Empfänger als "Junk" markiert wurde. Um Listwashing zu verhindern, sendet der JMRP jedoch nur von etwa 1 von 1000 als Junk markierten E-Mails eine Kopie. Dies schränkt die Nützlichkeit des JMRP ein und bedeutet, dass viele Absender wenig bis gar keine Beschwerden über JMRP erhalten, obwohl die Empfänger ihre E-Mails tatsächlich als Junk markieren.
Du musst zunächst für die IP im SNDS autorisiert sein (siehe oben), bevor du einen Feed für diese im JMRP erstellen kannst.
Um dich anzumelden, besuche bitte:
https://substrate.office.com/ip-domain-management-snds/SNDS/Jmrp
Bitte beachte, dass wir, da wir Zugriff auf alle unsere IPs im SNDS haben, JMRP-Feeds für unsere IPs erstellen, ändern und löschen können. Zu diesem Zeitpunkt haben wir keine Feeds für IPs, die zu nicht gemanagten Servern gehören.